Redaktions-Systeme für technische Dokumentation
Die Herausforderungen an eine Technische Dokumentation sind groß. Meist als letztes Glied unterliegt sie einem hohen Zeitdruck, dabei müssen jedoch alle sich stetig verändernden Informationen, Gesetze, Richtlinien und Normen beachtet werden. In den vergangenen Jahren entstanden Lösungsansätze in Form von datenbankgestützten Redaktions-Systemen für technische Dokumentation bzw. Content-Management-Systemen (CMS) für technische Dokumentation. Auf der Basis von Standards wie XML ermöglichen diese Systeme die notwendige Modularisierung von Dokumentationen und Übersetzungen. Die einzelnen Module können aus einer Quelldatei in unterschiedliche Medienformate publiziert werden (Single Source Publishing). Redaktions-Systeme für technische Dokumentation sind im Grunde Datenbanken, in denen einzelne Text- und Bildelemente (Module) abgelegt und verwaltet werden. Einmal erstellte Module lassen sich beliebig weiter verwenden. Das gilt auch für Module, die schon übersetzt wurden.
Die einzelnen Bausteine lassen sich in der Datenbank
- strukturiert ablegen
- leicht wieder finden
- aktualisieren (inklusive Versionsverwaltung)
- jederzeit zu einer kompletten Dokumentation zusammenfassen
- ausdrucken
- in anderen Medien verwenden (Single Source Publishing)
Da technische Dokumentationen heute nicht mehr ausschließlich in gedruckter Form vorliegen, sondern oft auch online angeboten werden, ist die Möglichkeit des Single Source Publishing für viele Anwendungen ein besonders wichtiges Kriterium. So lassen sich zum Beispiel Handbücher und Online-Hilfen mit Hilfe eines CMS für technische Dokumentation aus einer Quelle erstellen und pflegen (Zubehör).
CMS für technische Dokumentation – Vorteile
- Inhalte können mehrfach verwendet werden
- Dokumentationen können leichter verwaltet und sicherer erstellt werden
- Mittelfristig sinken die Erstellungs-, Pflege- und Übersetzungskosten
- Ausgabe in verschiedene Medien aus einer Quelle ist möglich (Single Source Publishing) Qualitätssicherung durch geprüfte Bausteine
Die Anforderungen an ein CMS für technische Dokumentation sind so verschieden wie die Einsatzvoraussetzungen individuell sind. Nicht alle Redaktions-Systeme für technische Dokumentation passen zu Ihren Aufgabenstellungen und Ihren Rahmenbedingungen. Und auch die Kosten differieren zum Teil erheblich. Laut einer Studie interessieren sich mehr als 70% aller Groß- und Mittelständischen-Unternehmen für ein effizientes Informationsmanagement auf Basis einer standardisierten Redaktionssoftware. Die Unternehmen sind sich jedoch noch sehr unschlüssig in der Anschaffung und Einführung. Schuld daran ist die oft sehr komplexe und komplizierte Einarbeitung. Auch der hohe Anschaffungspreis, oft jenseits der 10.000 Euro Marke, hält einige Unternehmen noch davon ab auf Redaktionssysteme zu setzen, obwohl die Ersparnisse an Zeit und Aufwand in der Dokumentation klar ersichtlich sind. Ein RedaktionsSystem erleichtert das Erstellen von Publikationen wie Dokumentationen, Gebrauchsanleitungen, Broschüren und Katalogen.Basierend auf einem übersichtlichen Bausteinsystem können Dokumente
schneller und effizienter zusammengestellt werden. Vor allem Übersetzungen in Kombination mit einem CAD -System sowie die Mehrfachverwendung von Texten geht mit dem Redaktionssystem leicht von der Hand. Alle Inhalte (Texte, Bilder und Zeichnungen) werden in modularer Form als beliebig komplexe, Bausteine in einer Baumstruktur verwaltet und in der zentralen Datenbank gespeichert. Jeder Baustein kann mit Metadaten beschrieben, einzeln freigegeben oder gesperrt und versioniert werden. Verwendungsnachweise für Bausteine unterstützen den Anwender beim Umgang mit großen Datenbeständen und komplexen Dokumentstrukturen. Mehrsprachige Dokumente werden durch spezielle Funktionen für das Übersetzungsmanagement und die Unicode-Fähigkeit sehr gut unterstützt. Die Mehrplatzfähigkeit, die integrierte Benutzerverwaltung und das Versions-Management ermöglichen auch den Einsatz in größeren Redaktionen mit komplexen Dokumentationsprojekten.